Kişisel Verimlilik Sanatı

Zihin, Beden, Ruh, Denge

Outlook İle İlgili Bunları Biliyor muydunuz ?

Outlook Programının bazı özellikleri kişisel verimliliğinizi arttırmanıza yardımcı olabilir.

E-postaları randevuya dönüştürmek:

E-postayı aynen inbox’da gördüğünüz şekilde kopyalayın (Ctrl+C), Outlook takviminizde ilgili tarih ve saate yapıştırın. (Ctrl+V)

 Bu ipucunun size faydası:

  •  E-postanın içeriğini tek tek kopyalamaya gerek kalmadan hızlı bir şekilde randevu oluşturabilirsiniz.
  • E-postanın ilişiğindeki dokümanları da bu sayede kopyalayarak takviminizde görüntüleyebilirsiniz.

 O yılın tatillerini ve hafta sayılarını nasıl görüntülersiniz?

  • Hafta sayısı: Tools > Options > Calendar Options: Şu kutucuğu işaretleyin: “Show week numbers in the Date Navigator”
  • Tatiller: Tools > Options > Calendar Options: Şu kutucuğu işaretleyin: “Add Holiday”, sonra ilgili ülkeyi seçin.

 Bir e-postayı yapılacak işe nasıl dönüştürürsünüz?

  • E-postanın yanındaki küçük bayrağa tıklayın.
  • Sağ klik yaparak ve “Customize” yi seçerek söz konusu işin nasıl görüntüleneceğini planlayabilirsiniz.

Ekran Resmi 2015-03-02 ÖS 12.39.35

 

 

Bu ipucunun size faydası:

  •  Böylece inbox’ı yapılacak işlerinizi takip ettiğiniz bir yer olmaktan çıkarıp gerçek işlevi ile kullanabilirsiniz. Inbox yapılacak işleri takip etmek için dizayn edilmiş bir araç değildir. Bu şekilde kullanıldığında hem çok çabuk dolabilir hem de bazı işleri atlayabilirsiniz.
  • 2 dakika kuralını (bir iş 2 dakikada bitiyorsa hemen yap) çok daha kolay uygulayabilirsiniz.

 Takvimdeki işlerin otomatik olarak renklendirilmesini nasıl sağlarsınız?

  • Takvimdeki işe sağ klik yapın
  • “Automatic Formatting”i seçin
  • Bu işin renklendirilmesi için bir kural yaratın (örneğin bir iş “xxx” kelimesini içerdiğinde şu rengi alsın gibi)

Bu ipucunun size faydası:

 Görsel açıdan bazı işleri dikkat çekici yapmak erteleme ile mücadeleye katkı sağlar.

 E-postalara nasıl filtre koyabilirsiniz?

  1. Menüden Tools > Rules and Alerts seçin
  2. “New Rules” seçin. Yaratmak istediğiniz filtrenin çeşidine göre talimatları takip edin. (Belirli kişilerden gelen e-postaları belirli bir klasöre atmak, başladığında veya içeriğinde “xxx” kelimesi geçen e-postaları “forward” etmek gibi filtreler yaratabilirsiniz.)

 Bu ipucunun size faydası:

  •  E-postaları otomatik olarak organize etmek veya “forward” etmek bize zaman kazandırır ve inbox’ı daha düzenli tutmamıza yardımcı olur.

 Yeni e-posta geldiğinde açılan pencereyi nasıl iptal edebilirsiniz?

  • Yeni e-posta geldiğinde açılan pencerenin üst kısmında yer alan üçgeni tıklayın ve “Disable New Mail Desktop Alert” seçeneğini seçin.

 Bu ipucunun size faydası:

  •  Bu şekilde her gelen e-postaya hemen bakma dürtümüzü yenebiliriz. Bu sayede yaptığımız işe daha iyi odaklanır ve daha az bölünürüz.
  • E-postalarımızı kendi karar verdiğimiz sıklıkta kontrol etmek zamanımızı ve inbox’ımızı daha iyi yönetmemize yardımcı olur. Bunun ne kadar sıklıkta olacağına siz karar vereceksiniz. Yaptığınız işe göre değişmekle birlikte, bir kaç istisna dışında bir çok işte, her gelen e-postayı anında kontrol etmek zorunda değiliz.

 

 

 

About Hakan Gökbayrak

“Kişisel Verimliliğinizi Arttıracak 10 Alışkanlık” e-kitabıma ücretsiz sahip olmak için lütfen üye olun.