Kişisel Verimlilik Sanatı

Zihin, Beden, Ruh, Denge

Çok Çalışmaktan Akıllı Çalışmaya Giden Yol

Günümüz iş dünyasının en büyük sorunlarından bir tanesi “verimsiz yoğunluktur.” Bir değer yaratmayan, katma değeri düşük işler ile geçen saatler, sonu gelmeyen toplantılar, telefonlar, sms mesajları, her dakika kontrol ettiğimiz e-posta mesajları bizi gerçekten yapmamız gereken işlerden uzaklaştırmaktadır. Herkesin haftada 168 saati var. Dünyada herkese adil dağıtılan ender şeylerden bir tanesi zamandır. Bu 168 saati nasıl yönettiğiniz başarı veya başarısızlığı belirleyen en önemli faktördür. Dış şartlar ve koşullar ne olursa olsun 168 saatin nasıl yöneteceğimize önemli ölçüde biz karar veririz.

Aslında zaman yönetiminden daha çok kendimizi yönetmekten bahsedebiliriz. Bu anlamda zamandan önce enerjimizi iyi yönetmemiz gerekir. Aksi taktirde zamanımızı da iyi yönetemeyiz. Enerjimizi iyi yönetebilmek için şu dört şeyi iyi yapmalısınız:

• Egzersiz

• Sağlıklı Beslenme

Yeterli ve kaliteli uyku

• Pozitif bakış açısı

İşimizde ve hayatımızda ters giden şeyler ve olumsuzluklar olabilir. Önemli olan bizim bunlara bakış açımızdır. İki seçeneğimiz var:

• Sürekli birilerinden ve birşeylerden şikayet etmek

• Hayatımızda ters giden şeyler ile yüzleşip, bunları çözmek için pozitif bir bakış açısına sahip olmak

Bu iki seçenekten hangisini seçtiğimiz hayattaki performansımızı da belirler. Hayat sigortası şirketi Metlife’da çalışan 15,000 satış danışmanı ile yapılan bir araştırmada iyimserlerin diğer tüm çalışanlardan %57 oranında daha fazla satış yaptığı ortaya çıkmıştır.

Pozitif bakış açısına sahip olan kişi bir problem ile karşılaştığında öncelikle bu problemin kendi etki alanında olup olmadığına objektif bir şekilde karar verir. Burada kritik nokta şudur: Aslında etki alanımızda olmadığını düşündüğümüz bir çok problemde küçük de olsa yapabileceğimiz bir şeyler vardır. Örneğin, “Müdürümüz, müşterimiz veya iş arkadaşımız ile düzgün bir tarz ile problemi açıkça konuşmak gibi…

Eğer problem kendi etki alanı içerisinde ise ne yapabileceğini düşünür ve aksiyon alır. Eğer problemin gerçekten kendi etki alanı dışında olduğuna inanıyorsa da o problem ile yaşayıp nasıl başarılı olabileceğini düşünür ve bunun adımlarını atar.

Problemin bulunduğu ortamı terk etmekte bir seçenektir. Bununla birlikte bu kararı vermeden önce bütün alternatifleri denediğinden emin olur. Bu noktada problemlere bakış açısı da çok önemlidir. Problemler karşısında umutsuzluğa düşüp şikayet etmektense onlarla mücadele etmenin bizi ne kadar geliştirdiğini anlamamız gerekir. Sigmund Freud’un dediği gibi:

“Bir gün dönüp geriye baktığınızda mücadeleler ile geçen yılların en güzel dönemler olduğunu fark edersiniz.”

Günümüz iş hayatında başarılı olmanın sırrı çok fazla çalışmak değil akıllı çalışmaktır. Aşağıdaki 10 maddelik yol haritası, uyguladığında iş hayatınızda verimliliğinizi arttırmaya yardımcı olacaktır.

  1. Gününüzü bir gece önceden planlayın. Bunun iki nedeni var. Birincisi ertesi sabah çoğu zaman gelen acil işlerin baskısı ile planlama yapmaya fırsat bulamayabilirsiniz. İkinci nedeni ise beynimiz uykuda iken de çalışır, düzenleme ve organizasyon yapar. Bir gece önceden yapılacak işlerimizi yazarak yattığımızda, beynimiz uykuda bu işleri orgnize edecek ve ertesi gün işleri gerçekleştirme şansımız çok daha artacaktır.
  2. Bir gece önceden planınızı yaptıktan sonra, ertesi günkü 3 En Önemli İşinizi belirleyin ve bu işlerin yanına yıldız koyun. Bu işlerin katma değer yaratan işler olmasına dikkat edin. Normal rutininizde olan operasyonel işler yerine size ve kurumunuza değer yaratan işlerin En Önemli İşler olarak belirlenmesi kritiktir.
  3. Ertesi gün işe geldiğinizde belirlediğiniz 3 En Önemli İşe öncelik verin. Güne en zor ve hallettiğinizde bir değer yaratacak işle başlamayı alışkanlık haline getirin. Bu işi bitirmek kendinizi iyi hissetmenizi sağlayacak ve pozitif bir sarmal yaratacaktır.
  4. İşler veya fikirler ortaya çıktığı anda hemen yazın, kafanızda tutmaya çalışmayın. Bu hem beyninizin rahatlamasını sağlar hem de işlerin ve ortaya çıkan yaratıcı fikirlerin unutulmasını önler. Yapılacak işlerinizi bir fiil kullanarak yazın. Örneğin “rapor” demek yerine “raporun analiz bölümünü bitir” veya “xxx firması” yerine “xxx firmasını ziyaret et” şeklinde yazın.
  5. En az bir hafta boyunca yaptığınız bütün işleri, süreleri ile birlikte yazın. Sonra bu işleri analiz edin. Gereksiz harcadığınız zaman ne kadar ? Delege edebileceğiniz veya teknolojiye devredebileceğiniz işler var mı? En çok zamanı en çok katma değer yaratan işlere ayırıyor musunuz ?
  6. Bazı işleri toplu olarak yapmaya çalışın. Örneğin sizi değişik saatlerde arayan müşterilerinize dönüp “onları belirli bir saat dilimi arasında arayacağınızı” söyleyin. Bu şekilde hem telefonların sizi sürekli bölmesini önlemiş olursunuz hem de siz aradığınız için görüşmenin kontrolü sizde olur. Aynı yöntemi e-postalarınız, raporların kontrolü gibi işler için de uygulayabilirsiniz. E-potalarınızı sürekli değil kendi karar verdiğiniz sıklıkta kontrol edin. 
  7. Konsantrasyon gerektiren işlerinizi, müşterilerinizin artık gelmediği veya aramadığı saatlerde yapın. Çünkü bir iş yaparken bölündüğünüzde tekrar o işe odaklanmak için 16 dakika zaman geçiyor. Bir iş ne kadar bölünürse o kadar uzun sürer ve kalitesi de düşer. Eğer izin veriliyorsa, müşterilerin gelmediği saatlerde kulaklık takarak, işe odaklanmanızı sağlayacak bir müzik dinleyebilirsiniz. www.focusatwill.com sitesi sadece odaklanmaya dönük müzikler çalmaktadır.
  8. Kendi vücut ritminize uygun olarak düzenli mola verin. Şu yöntemlerden birisini deneyebilirsiniz.Pomodoro Tekniği: Sürekli ertelediğiniz ve odaklanma gerektiren işlerde bu teknik çok işe yarar. 1 pomodoro; 25 dakika çalışıp, 5 dakika mola vermeyi kapsar. 25 dakika sadece yaptığınız işe odaklanarak çalışın, 5 dakika dinlenmede ise mutlaka yerinizden kalkın, küçük egzersizler yapın, nefes alın ve yürüyün. 4 yada 5 pomodoro’dan sonra 30 dakikalık uzun bir mola verin.90 dakikalık döngüler: Vücudumuz hem uykuda hem de uyanıkken 90 dakikalık döngüler ile çalışır. Verimliliğimiz maksimum’a ulaştıktan sonra 20 dakikalık bir düşük enerji safhasına geçer. Çalışma ritminizi vücudunuzun bu doğal ritmine uydurarak, 90 dakika çalışıp 20 dakika mola verebilirsiniz.52–17: Draugiem Group’tan tarafından yapılan son araştırmada en verimli çalışanların 52 dakika çalışıp 17 dakika mola verdiği bulunmuştur.Kendi ritminiz: Eğer yukarıdaki öneriler sizin için uygun değilse, kendi çalışma ritminizi keşfederek ona uygun bir şekilde çalışabilirsiniz.Özet olarak mutlaka düzenli mola verin ve bunu size hatırlatacak bir saat veya kronometre kullanın. GrooveOtter bu iş yapılmış başarılı bir zaman ölçerdir.
  9. Kendinize ve başkalarına hayır diyebilmeyi öğrenin. Aksi taktirde zamanımızı ve önceliklerimizi yönetebilmemiz mümkün değildir.
  10. Aynı ayna birden fazla iş yapmaya çalışmayın. Beynimiz buna uygun bir organ değildir çünkü aynı bilgisayarlar gibi bir işden diğerine atlar. Bunu çok kısa aralıklarla yaptığı için biz aynı anda birden fazla iş yaptığımızı zannederiz. Çoklu iş yapmak hem beynimizi gereğinden fazla yorar hem de yaptığımız işlerin kalitesi düşer. Dahası yapılan deneyler göstermektedir ki çoklu iş yapmak, işlerin yapılma süresini %40 oranında arttırmaktadır.

About Hakan Gökbayrak

“Kişisel Verimliliğinizi Arttıracak 10 Alışkanlık” e-kitabıma ücretsiz sahip olmak için lütfen üye olun.