Kişisel Verimlilik Sanatı

Zihin, Beden, Ruh, Denge

İyi Bir Kişisel Verimlilik Sisteminin Sırları

Sistem; düzenli bir biçimde birbirini etkileyen ve birbirine bağlı birimlerden, değişik bölümlerden oluşan ve genel bir plana göre kurulan, belirli bir sonuca ulaşmak için amaca yönelmiş bir bütündür. Doğa, insan vücudu, bir otomobil, bir hapishane, sindirim sistemi, güneş sistemi, sisteme örnek olarak verilebilir.

Sistem düşüncesi parçaların her birini tek tek düşünmek yerine bu parçalar bir araya geldiklerinde birbirleri ile nasıl etkileşeceklerini, birinde yapılacak bir değişikliğin diğerini nasıl etkileyeceğini dikkate alan bir düşünme yöntemidir.

İyi işleyen bir kişisel verimlilik sisteminin bazı temel özellikleri şunlardır:

  1. Sistemin net bir amacı vardır. İyi bir kişisel verimlilik sistemi oluşturmak istiyorsanız öncelikle amacınızı net olarak tanımlamanız gerekiyor. Bu nedenle her zaman işe değerlerimizi hayattaki vizyon ve misyonumuzu tanımlamakla başlamayı öneriyorum. Net bir amaç olmadan kişisel verimlilik sisteminin doğru işlemesi mümkün değildir. Çünkü sistemin bir çok bileşeni vardır, net bir amaç olmadan bu bileşenler birbirleri ile çelişebilir. Örneğin; sabah erken kalkıp spor yapmak istiyoruz diyelim. Ancak eve iş götürdüğümüz ve 3 tane de çocuğumuz olduğu için geç yatıyoruz. Bu nedenle de sabah erken kalkamıyoruz. Bu durumda sistemin parçaları birbirleri ile uyumlu çalışmıyorlar ve birbirlerini sabote ediyorlar. Yapmamız gereken amacımızı tam olarak netleştirmek ve sistemin parçalarının birbirleri nerede, ne zaman ve ne şekilde uyum sağlayacağını belirlemektir.

  2. Sistem mümkün olan en verimli şekilde çalışır. Sistem amacını gerçekleştirebilmek için en sade ve basit bir şekilde çalışır. Gereksiz ayrıntılar yoktur. İyi bir kişisel verimlilik sistemi oluştururken amacınızı göz önünde tutup, gereksiz bütün ayrıntıları ve birbirini tekrar eden işleri elimine etmeye çalışın. Örneğin yapılacak işlerinizi takip ettiğiniz tek bir sisteminiz olsun.

  3. Sistem amacını gerçekleştirebilmek için gerekli araçlara sahiptir. İş veya özel hayatınızda bir iş yapmaya çalışırken bulamadığınız bir bilgi, belge olur mu? Eğer bu durumla sıkça karşılaşıyorsanız iyi bir sisteminiz yok demektir. Özellikle bir işi tekrar tekrar yapıyorsak bu çok daha önemlidir. İyi bir kişisel verimlilik sistemi için kullanabileceğimiz araçlara başka bir yazımda değineceğim.

  4. Sistem size öngörülebilirlik kazandırır. İyi bir kişisel verimlilik sisteminde bir işin ne kadar süreceği, ne kadar iş yükü yaratacağı doğru bir şekilde öngörülebilir. Bu da iyi planlama yapmanın temel adımıdır. Ayrıca sistemin iyi analiz edilmesi daha önce görmediğimiz birbirini tekrar eden kalıpları görmemizi sağlar. Örneğin sabah erken kalkamıyoruz çünkü akşam belirli bir saatte bilgisayar başına oturuyoruz ve internette sörf yaptığımız için geç yatıyoruz gibi. Bazen bu kadar basit kalıpları bile görmekte zorlanırız. Bunları ortaya çıkarmanın yolu sistemi iyi izleyip analiz etmemizi sağlayan zaman ve yoğunluk kaydı tutmaktır.

  5. Sistem düzenli olarak sorgulanmalı ve revize edilmelidir. Sistemler her zaman sabit ve mükemmel değildir. Değişen şartlara göre revize edilebileceği gibi nelerin işlemediği göz önüne alınarak da revizyon yapılmalıdır. Burada yine dikkat edilmesi gereken konu her zaman amacımızı göz önünde tutmaktır.

About Hakan Gökbayrak

“Kişisel Verimliliğinizi Arttıracak 10 Alışkanlık” e-kitabıma ücretsiz sahip olmak için lütfen üye olun.