Kişisel Verimlilik Sanatı

Zihin, Beden, Ruh, Denge

Yapılacak İşler Listesi ve Takvim Nasıl Kullanılır?

Öncelikle her bir aracı kullanırken dijital mi, analog mu olacağın karar vermeniz gerekiyor. İkisinin de kendisine göre avantaj ve dezavantajları vardır. Analog sistem basit ve sadedir. Bununla birlikte takip için biraz daha fazla çaba göstermeniz gerekir. Dijital sistem de ise eş zamanlama özelliği nedeni ile her yerden ulaşmak ve takip daha kolaydır. Ayrıca işlere etiket koyarak daha iyi yönetmek mümkündür. Bununla birlikte bilgisayar ve cep telefonu gibi cihazların dikkat dağıtıcı özellikleri nedeni ile disiplinli olamadığımız zaman gereksiz yere vakit kaybetme riskiniz vardır. Bu tamamı ile kişisel bir tercihtir.

İş Nedir:Yapılacaklar listesi yaparken yazdığımız “işin” bir kaç niteliği vardır:

  • Başı ve sonu bellidir
  • Aksiyon alınabilir
  • Spesifik bir zaman diliminde yapılması gerekmez (örneğin randevular gibi, genelde bunları takvime yazmayı tercih ediyoruz)

Yapılacak İşleri Yönetmek Niçin Önemlidir?

  • Gün boyunca aklımıza gelen düşünce ve işleri bir yere kaydetmek önemlidir. Aksi taktirde unuturuz. Dahası bu işleri bir yere yazmadığımızda kafamızı meşgul etmeye devam eder bu da beynimizi yorar.
  • İşleri bir yere yazmak yapılma ihtimalini büyük ölçüde arttırmaktadır.
  • Herhangi bir fikri, hedefi, projeyi hayata geçirmenin yolu aksiyon almaktır.

Yapılacak İşler Listesi Nasıl Tutulur?

Analog Sistem:

  • Severek kullanacağınız bir defter ve kalem yeterlidir. Yaptığınız işleri işaretlemek için renkli kalem tercih edebilirsiniz.
  • Önemli İşlerinizin yanına yıldız koyabilir veya farklı renkte bir kalem kullanabilirsiniz.
  • Her gün yapılacak işlerinizi bir sıra gözetmeksizin aklınıza geldiği gibi yazın.
  • Eğer bir işin bitirilebilmesi için birden fazla adım varsa veya uzun sürecek bir iş ise bunları bir proje başlığı altında gruplayabilirsiniz.
  • Ertesi gün yapılacak işlerinizi yazarken bir gün önceden tamamlanmamış işleri yeni listeye dahil edin.

Dijital Sistem:

Kullanabileceğiniz bir çok alternatif var. Bazılarını aşağıda sıraladım.

Outlook Görev Listesi (Windows ve Mac)

Omni Focus (Mac popüler ve gelişmiş ve pahalı bir uygulama)

Todoist (Windows ve Mac kullananlar için son zamanlarda çok popüler olmuş güzel bir uygulama, üstelik ücretsiz)

Remeber the milk (online çalışan çok popüler bir uygulama, ücretsiz)

Gmail Görevler(online çalışıyor ve ücretsiz)

Trello (özellikle takım çalışmalarında kullanılabilecek, ücretsiz bir uygulama

Asana (Özellikle proje yönetiminde gelişmiş, popüler bir uygulama)

Dijital sistemde analog sistemden farklı olarak her gün yeni liste hazırlamanıza gerek yoktur. Bunun dışında analog sistemde anlattıklarımızın aynısı geçerlidir.

İşleri Etiketleme

Dijital sistemde işlere etiket atayabilirsiniz. Örneğin telefon görüşmeleri için telefon etiketi, e-posta ile ilgili işler için e-posta gibi…Böylece telefon etiketine tıkladığınızda bütün telefon görüşmelerinizi görüp toplu bir şekilde yapabilirsiniz.

Ayrıca verimliliğinizi arttıracak bazı akıllı etiketlerde kullanabilirsiniz. örneğin düşük enerji modu, 5 dakika ‘da bitirilecek işler, çocuk ile birlikte yapılabilecekler işler, odaklanma modu benim kullandığım etiketlerden bazılarıdır.

Yapılacak İşlerinizi Nasıl Yazmalısınız?

  • İşleri mutlaka bir fiil ile yazın. Örneğin: “Satış Raporu” değil, “Satış Raporunu Yaz”. Bu şekilde yazdığınızda işin yapılma ihtimalini arttırırsınız.
  • Eğer işin yapılma süresi uzun veya bir çok adım içeriyorsa ise parçalara bölerek yazın. 50 dakika civarında bir süre idealdir. Örneğin satış raporunu hazırlamak saatler sürecek ise “Datayı sistemden çek ve girişleri yap” şeklinde işi bölebiliriz.
  • Eğer ertelemeye müsait sıkıcı bir iş ise, sizi motive edecek şekilde yazın. Örneğin:”30 adet soru hazırla” yerine “Leman’a mahcup olmamak için 30 adet soru hazırla” gibi

Takvimi Nasıl Kullanmalısınız?

Eğer herhangi bir iş çok net şekilde bir son tarih içeriyorsa bu işi yapılacaklar listesine değil takviminize yazın. Ayrıca randevular, toplantılar, son tarihi olan projeler gibi tarih içeren her şey için takvimi kullanabilirsiniz. Bunun dışında tarih içermese de kendinize hatırlatmak istediğiniz şeyleri takvime yazabilirsiniz. Buna “stratejik hatırlatma” diyoruz. Örneğin; su içmek, diyafram nefesi almak, yoga yapmak gibi.

Bir çok insan yapılacaklar listesine yazması gereken tarih içermeyen işleri takvime yazmaya eğilimli oluyor. Yukarıda bahsettiğim stratejik hatırlatma dışında bunu yapmamanızı öneririm. Aksi taktirde tarihli yapacağınız işler ile herhangi bir zamanda yapacağınız işler birbirine karışır. Dahası takvimimizde sürekli hatırlatıcı çıkması sizi strese sokar. Bir süre sonra da çıkan hatırlatıcıya karşı duyarsız hale gelmeye başlarsınız.

Dijital mi Analog mu?

Dijital sistemi tercih etmenizi öneririm. Çünkü tarihli işlerimizi takip ederken hatırlatma, eş zamanlama, birbirini tekrar eden işler gibi özellikler ön plana çıkıyor. Kullanılabilecek bazı alternatifleri aşağıdadır:

Microsoft Outlook

Apple Takvim

Google Calendar. (İnternet üzerinden kullanılıyor.)

BusyCal (Oldukça gelişmiş ve popüler bir takvim uygulaması. Sadece OSX işletim sistemi için.)

Başka Neye İhtiyacınız Var?

İyi bir kişisel verimlilik sistemi için bir adres defterine ve alacağınız notları kolayca bulmanızı sağlayacak bir sisteme ihtiyacınız var. Adres defteri Windows için Outlook, Mac için ise Kişileri kullanıp cep telefonu eş zamanlayabilirsiniz. Notlar için ise en iyi alternatif Evernote uygulamasıdır. Windows kullanıyorsunuz Onenote’da iyi bir alternatif olabilir.

About Hakan Gökbayrak

“Kişisel Verimliliğinizi Arttıracak 10 Alışkanlık” e-kitabıma ücretsiz sahip olmak için lütfen üye olun.