Kişisel Verimlilik Sanatı

Zihin, Beden, Ruh, Denge

Basit Bir Günlük Planlama Önerisi

Tara 1

Planlama yapmanın önemini daha önceki yazılarımda anlatmıştım. Kısaca özetlemek gerekirse, işlerimizi önceden planladığımızda;

  • o işleri yapma ihtimalini önemli ölçüde arttırırız
  • zihinsel bir simülasyon yapar ve doğabilecek problemleri önceden tahmin ederiz
  • plana %100 uyamasak da (ben de bazen uyamıyorum) neleri yapmadığımızın farkında oluruz.

Özetle, plan yapmak yapılması gereken işler ile ilgili farkındalığımızı önemli ölçüde arttırır.

Bu yazımda basit bir şekilde günlük planlamanın nasıl yapılacağından bahsetmek istiyorum. Bu sistemi Cal Newport’un Deep Focus isimli kitabından öğrendim. Çok basit, sade ve sadece kağıt ve kaleme ihtiyacımız var.

Sistemin Adımları

  1. A4 boyutunda çizgili bir defter alıyoruz.
  2. Her gün çalışma saatimizin başlangıcından bitişine kadar saatleri yazıyoruz. Her bir saatten sonra iki satır boşluk bırakıyoruz.
  3. Yapılacak işler listemizi ve takvimimizi açıyoruz.
  4. O gün yaptığımızda iş veya özel hayatımızda fark yaratacak En Önemli İşleri düşünün. Bunlar genelde yapmak zorunda olmadığımız ancak yaptığımızda orta veya uzun vadede yaptığımız işte veya özel hayatımızda değer yaratacak aktivitelerdir. Günlük olarak sayısı üçü geçmemelidir ancak üçten az olabilir. Hatta tek bir tane olması tercih nedenidir.
  5. Üç ve dördüncü maddeleri ve o gün yapmak zorunda olduğumuz işleri göz önüne alarak işlerimizi dakika dakika planlıyoruz. Her bir işi bir kutuya yazıyoruz.
  6. Burada en kritik nokta günü planlarken her zaman işlerin bizim tahmin ettiğimizden uzun süreceğini, beklenmedik aksilikler ve işler çıkacağını göz önünde bulundurarak marjlı davranmaktır.
  7. Bütün günü planladıktan sonra yanında biraz boşluk bırakıp bir çizgi çekiyoruz. İşlerin yanındaki boşluğa planın dışında bir iş çıktığında yazıyoruz. Bu durumda planımız ne kadar aksadı ise üzerini çizip yanına gerçek hayatta olanı yazıyoruz. Çizginin sağ tarafına ise planladığımız işten bir ok çıkartıp eğer o işle ilgili birden fazla adım varsa veya o süre zarfında bir kaç iş birden yapmak istiyorsak, bu işleri yazıyoruz. Ayrıca o işle ilgili unutmak istemediğiniz notlar var ise, bunları da en sağa not alıyoruz.
  8. Planımıza uygun bir şekilde işleri yapmaya başlıyoruz. Mümkün olduğunca buna plana sadık kalıyoruz. Ancak her zaman mümkün olmayacaktır. Beklenmedik işler çıktığında planımızın üzerini çizip sağ tarafına o zaman diliminde yaptığımız işi yazıyoruz. Ertesi günü planlarken bir önceki günün planında nelerin aksadığını göz önüne alarak daha gerçekçi bir plan yapmaya çalışıyoruz.

Soru: Ben ne yapacağıma kendim karar vermiyorum, bana gelen işlere ve e-postalara göre yaptığım iş şekilleniyor. Bu durumda planlama yapmamın bir anlamı var mı?

Eğitimlerimde bana çok sorulan sorulardan bir tanesi de budur. Öncelikle şunu söylemem gerekir ki şu anda yaşadığımız Bilgi Ekonomisi Çağında çalışanların fark yaratabilmesi ancak rutinden sıyrılıp yaratıcı ve değer yaratacak işler yapabilmelerine bağlıdır. İşimiz tamamen reaktif de olsa, gün içerisinde proaktif olarak yapabileceğimiz bir şeyleri planlamak veya beklenmedik bir boşluk oluştuğunda işimizde değer yaratacak bir şeyler yapmak son derece önemlidir.

Planlama yapmayı sevmeyen bir ülkenin fertleri olarak planlama yapmak size ilk başta zor gelebilir. Ancak kendini geliştirmenin tek yolu konfor alanının dışına çıkmaktır. Planladığınız işleri yapamamak da sizde bir rahatsızlık hissi uyandıracaktır. Bu his çok sağlıklıdır. Neleri yapamadığımızın farkında olmamızı sağlar. Yukarıda anlattığım basit sistemi ısrarla uygularsanız zaman içerinde daha doğru planlar yaptığınızı ve yaptığınız planlara da daha fazla uyabildiğinizi göreceksiniz.

Unutmayın, zaman en önemli kaynağımızdır. Bu kaynağı ne kadar bizim kontrolümüzde kullanabilirsek o kadar doyumlu bir hayat yaşarız. Bütün günü gelen e-postalara cevap vererek geçirmek size kendinizi çok verimli hissettirebilir. gerçek verimlilik değer yaratacak işler yapmaktır. Click To Tweet

About Hakan Gökbayrak

“Kişisel Verimliliğinizi Arttıracak 10 Alışkanlık” e-kitabıma ücretsiz sahip olmak için lütfen üye olun.